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Booking: So kriegst du's hin Konzerte für deine Jazzband zu booken und Tourneen zu organisieren

Ja, Jazz ist kein einfaches Pflaster. Das hat wohl jeder von uns Musikern zu Genüge gehört oder am eigenen Leibe vielfach erlebt. Und dennoch: mit Fleiß, Geduld und ein paar technischen Tricks und Hilfsmitteln, schaffst du es auch unvergessliche Konzerte für deine Jazzband zu booken, ganze Tourneen zu organisieren und damit sowohl deine Jazzband nach vorn zu bringen, aber auch Erinnerungen fürs Leben zu erzeugen. Denn neben den Karriereaspekten, sind es nun mal die einzigartigen Live Momente, nach denen wir Musiker streben.

Du willst wissen, wie du Konzerte für deine Jazzband buchst und eine erfolgreiche Tournee organisierst? In diesem Artikel geben wir dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und schauen uns dabei besonders die Jazzszene in Deutschland mit ihren zahlreichen Clubs, Festivals sowie der breiten Kulturförderungslandschaft an. Unser Ziel ist es, dir zu helfen, die Fülle an Möglichkeiten zu nutzen und deine Jazzband mit strukturiertem Booking erfolgreich in der Szene zu positionieren.



Jazzband-Konzerte buchen leicht gemacht

Es ist wohl kaum ein Geheimnis, dass in Zeiten von Streamingportalen und dem Wettbewerb mit ständig kostenlos verfügbarer Kunst im Netz, regelmäßige Konzerte immer mehr an Bedeutung in der Karriereplanung von Musikern gewinnen.

Konzerte bieten nicht nur die Möglichkeit, eure Musik einem breiteren Publikum vorzustellen, sondern verbessern auch eure Performance-Fähigkeiten, inspirieren zu neuen musikalischen Höhen und helfen dabei eine treue Fangemeinde sowie andere wertvolle Kontakte aufzubauen. Eines ist nämlich klar: die besten Booking Kontakte entstehen nach erfolgreichen Konzerten. Seid ihr erstmal auf der Bühne und bringt den Saal zum Kochen, so wird es kaum einen Auftritt geben, aus dem sich nicht ein Folge-Gig oder zumindest eine Empfehlung ergeben wird.


„Netzwerkpflege ist das A & O des Bookings!“

Für die Kontaktpflege wichtiger Personen, die für zukünftige Gigs entscheidend sein könnten, solltest du unbedingt strukturiert vorgehen. Erfasse Kontaktdaten, Notizen zu besprochenen Ideen und halte grobe Termine fest, zu denen ihr vereinbart habt euch erneut auszutauschen. Häufig ist der Wille einer Auftrittsorganisation bei Veranstaltern da, aber die Mittel erst zu späteren Zeitpunkten verfügbar. Für diese wertvolle Netzwerkpflege kannst du theoretisch deine Kontaktapp auf dem Smartphone oder eine simple Excel Tabelle benutzen. Etwas charmanter sind sogenannte CRM-Systeme (engl. Customer Relationship Management), die zum Beispiel von professionellen Vertrieblern im Alltag genutzt werden. In diesen meist web-basierten Programmen, kannst du alle Beziehungen zu wichtigen Kontakten festhalten aber auch Erinnerungen zu Follow-Up Gesprächen erstellen. Zudem unterstützen sie dich häufig dabei z.B. E-Mails mit Hilfe von dynamischen Vorlagen schneller an deine Kontakte zu versenden. So bleibst du mit deinem Netzwerk immer dann im Austausch, wenn das Timing passt - und das mit minimalem händischen Aufwand. Zu den prominentesten CRMs gehören HubSpot, Insightly oder Zoho. Im Gegensatz zu den drei großen Generalisten am Markt, hat sich GigB darauf spezialisiert ein perfektes CRM für Musiker und Kreativschaffende zu schaffen. Es ist damit noch spezifischer auf die Bedürfnisse von Künstlern ausgerichtet, von der Bedienung her intuitiver und zudem deutlich preiswerter als die Konkurrenz (für kleine Bands mit wenigen Gigs ist und bleibt GigB kostenlos).


Band Booking: Wo und wie anfangen?

Aller Anfang ist schwer. Häufig hören wir von jungen Bands ähnliche Bedenken: „Kontaktpflege schön uns gut, aber wo soll ich anfangen, wenn ich kaum Beziehungen habe?“


Sicher - Jazz-Musiker, die seit Jahrzehnten auf den Bühnen dieser Welt stehen haben teilweise eigene Booking Agenten oder zumindest gut gefüllte Kontaktbücher zu Veranstaltern, die sie deutlich einfacher aktivieren können. Aber auch du wirst bereits potenzielle Gig-Quellen in deinem Netzwerk haben. Think out of the Box. Konzertstätten gehen heutzutage weit über den klassischen Konzertsaal oder Jazzclub hinaus. Hauskonzerte, Guerilla-Outdoor Konzerte, Online Live Events oder Kooperationen mit coolen Einzelhändlern, Gastronomen oder Marken, die als Sponsoren zu begeistern wären. Frag dich, wer in deinem Freundeskreis, in deiner Familie oder ggf. im Uni-Umfeld wäre offen für ein Konzert oder sonstiges Event mit deinem Projekt? Klar, nicht für alle Bands bieten diese „exotischen“ Konzertlocations die optimalen Bedingungen. So scheitert es manchmal am fehlenden Flügel, zu wenig Platz oder umständlichen Lärmbeschränkungen. Dafür kommen diese Exoten mit einigen riesigen Vorteilen. Du wirst als unbekannte Band deutlich schnellere Erfolgserlebnisse feiern, denn ein Gig in deinem Lieblings-Cafe um die Ecke ist im Zweifel viel unkomplizierter und mit deutlich kürzerer Vorlaufzeit organisiert, als in der Unterfahrt in München oder im A-Trane in Berlin. Du wirst außerdem bei interessierten Mitveranstaltern i.d.R. auf wahnsinnige Hilfsbereitschaft und Motivation treffen. Wir Musiker im Team GigB haben selbst schon Konzerte auf intimen Dachböden, Segelbooten oder im Frisörsalon spielen dürfen – zu denen von den Veranstaltern teilweise Klaviere angekarrt wurden, Schlagzeuge aus der Bekanntschaft verliehen wurden und ein unvergleichbar dankbares Publikum zusammengetrommelt wurde. Ja, wir sprechen von Konzerten – nicht von Hintergrundmucken.

Nebenbei bemerkt, können dieserlei Konzerte sogar von den Gagenkonditionen deutlich attraktiver sein, als ihr es als unbekannte Jazzband in einer der angesagten Clubs eurer Stadt angeboten bekommen hättet. Ein letzter Tipp zu Exotenkontakten. Schafft ihr es, euch nach einiger Zeit auf immer größere Bühnen hochzuarbeiten, haltet unbedingt auch diese Kontakte weiterhin auf Trab. Ladet die Menschen, die euch die ersten Bühnen zugänglich gemacht haben zu euren Konzerten ein, informiert sie über Neuigkeiten oder Releases. Selbst sehr erfolgreiche Live-Bands greifen immer wieder auf diese speziellen Formen der Auftrittsmöglichkeit zurück. Dies erweist sich als besonders attraktiv, wenn zum Beispiel Off-Dates auf Touren gefüllt werden müssen. Es gibt nichts Besseres, als auf einen schwer zu bookenden Montagabend, ein Hauskonzert „unterm Radar“ auf dem Weg von A nach B unterbringen zu können!

Jazzband Booking: Neben dem eigenen Netzwerk helfen Fleiß, Geduld und eine dicke Haut


Zusätzlich zu den „Quick-Wins“ aus deinem bestehenden Netzwerk, musst du natürlich auch an die gute alte Kaltakquise ran. Kalt heißt sie deshalb, weil du hier eben keinen persönlichen Draht oder Ausgangspunkt zum Entscheider bei deinem Gegenüber hast. Also heist’s hierbei: Venues und Festivals recherchieren, aussagekräftige Intro-Mail zu deiner Jazzband verfassen und ab damit!

Bei der Intro-Mail solltest du es möglichst kurzhalten. Veranstalter bevorzugen außerdem konkrete Angebote. Booking Bewerbungen, die bereits mögliche Auftrittsdaten vorschlagen, erfreuen sich normaler wesentlich höherer „Response Rates“ (Anteil in % der Antworten auf deine verschickten Bewerbungen) als allgemeine Bewerbungen. Auch dein Infomaterial sollte auf den Punkt sein. Ein Teaser von 2-3 min, möglichst im Videoformat hat sich bei vielen Jazzbands als das aussichtsreichste Format erwiesen. Denke daran, dass Veranstalter teilweise bis zu 100 Bewerbungen am Tag (!!) erhalten. Je besser du es schaffst dein Vorhaben auf den Punkt zu bringen, desto höher ist deine Erfolgsaussicht. Das Missverhältnis zwischen bewerbenden Bands und einer begrenzten Anzahl an Konzertterminen bzw. Festival-Slots, ist der Grund für teilweise sehr ernüchternde Antwortraten. Response Rates von 5% gelten bereits als besonders gut. Das heißt konkret, du verschickst 100 Bewerbungen und erhältst gerade einmal 5 Antworten. Eine Antwort bedeutet noch lange keine Gig-Zusage. Antworten können auch Absagen sein, Verschiebungen auf einen späteren Termin oder aber Hinweise auf besser geeignete Veranstalter. Lass dich von diesen rein statistischen Zahlen jedoch nicht entmutigen. Kaltakquise ist und bleibt ein unersetzliches Mittel für die Erweiterung deines Netzwerkes. Versuche die Kaltakquise so „warm“ wie möglich zu gestalten. Recherchiere Informationen zu dem Venue oder Festival sowie zu dem verantwortlichen Booker so gut wie du kannst. Es gibt nichts, das Booker mehr ärgert, als Bewerbungen von Bands, die stilistisch komplett am Konzept des Clubs vorbeigehen, die von den technischen oder räumlichen Gegebenheiten überhaupt nicht geeignet sind oder sonstige Bedingungen nicht erfüllen, die zum Beispiel auf der Website der Veranstalter veröffentlich sind. Verschwende hier weder deine Zeit noch die deines Gegenübers und finde so viele Informationen im Voraus heraus, wie du nur kannst. Dieser Recherchevorgang kann dir außerdem dabei helfen in deiner Bewerbungsmail eine persönliche Bindung aufzubauen. Vielleicht entdeckst du in dem Stage-Rider einen tollen vintage Amp und schreibst dem Booker einen kurzen Satz, weshalb du als Gitarrist in seinem Club so gerne darauf spielen würdest. Die Chancen stehen nicht schlecht, dass dein Gegenüber selbst Musik macht und du direkt Sympathiepunkte über eine gemeinsame Leidenschaft gesammelt hast. Wir werden in Kürze einen separaten Artikel zum Thema „Intro-Mail und optimales Bewerbungsmaterial“ verfassen, da das konkrete Thema viele Bands zu beschäftigen scheint. Melde dich am besten zu unserem Newsletter an, in dem wir dich informieren, sobald wir neue Tipps rund um das Thema Booking & Selbstvermarktung teilen.



Booking Quellen für Jazzbands: und wie komm ich an die ganzen Clubs, Festivals und Veranstalter?

Ah richtig – da wäre noch etwas: die Recherche!

Don’t worry. Hier gibt es zahlreiche gute Einzelquellen. Je nach Genres, führen zum Beispiel Verbände gute Datenbanken an Clubs und Festivals. Im Bereich Jazz in Deutschland gibt es das Jazzinstitut Darmstadt, welches über 1.000 Locations pflegt. Nachteil an diesen eher statischen Listen ist, das Einträge schnell veraltet sein können oder Orte gelistet sind, die bereits geschlossen sind. Wiederum fehlen viele Venues, die erst kürzlich eröffnet haben. Eine Ergänzung mit einfachem googlen ist also natürlich zwingender Baustein in deinem Rechercheprozess.

Noch mehr Venues findest du in deinem kostenlosen GigB Account. GigB führt bereits heute über 2.000 Orte allein für Jazz in ganz Europa und es stehen weitere 30.000 Konzertvenues und Veranstalter in der Pipeline, die von GigB’s Team mit Hilfe modernster technischer Hilfsmittel auf Aktualität und Datenqualität geprüft werden und in wöchentlichen Updates mit euch geteilt werden! Bei GigB, kannst du dir Venues nach Kapazität oder Genres auf einer übersichtlichen Karte anzeigen lassen und diese direkt über die Web-App mit Hilfe dynamischer E-Mail Vorlagen in nur wenigen Sekunden anschreiben. Festivals sind nach den jeweiligen Zeiträumen sortierbar, so dass du relevante Events noch besser auf deine konkreten Tourdaten spezifizieren kannst. Sogar nach vorhandenen Klavieren oder bestimmten Flügelmarken lassen sich Venues bei GigB inzwischen filtern. Und das ist erst der Anfang! Das Team des Hamburger Start-Ups hat sich auf die Fahne geschrieben, die größte, lebende Datenbank and Venues, Festivals und Veranstaltern zu veröffentlichen, um all den passionierten Musikern da draußen die weltweit beste Quelle an Konzertmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen und Booking von Konzerten und Tourneen einfacher, gerechter und zeiteffizienter zu gestalten.


Schaut selbst, in diesem kurzen Video, wie einfach es ist mit GigB passende Konzertstätten oder Festivals zu suchen und direkt anzuschreiben. Oder probiert GigB direkt kostenlos aus!





Wir hoffen dir in diesem ersten Artikel unserer Reihe zum Thema Booking erste wertvolle Tipps gegeben haben zu können. Weitere Artikel folgen bald! Du willst auch diese nicht verpassen? Dann werde Mitglied unseres kostenlosen Newsletter Updates!


Photo by Yasmina H on Unsplash

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